PROCEDURA
ZGŁASZANIA PRZYPADKÓW NARUSZEŃ PRAWA I
PODEJMOWANIA DZIAŁAŃ NASTĘPCZYCH
W SP EUROPE SP. Z O.O.
§ 1 Postanowienia ogólne
1.1. Niniejsza Procedura zgłaszania przypadków naruszeń prawa i podejmowania działań następczych (dalej jako Procedura) jest realizacją zapisów Ustawy z 14.06.2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928) oraz elementem systemu kontroli, której podstawowym celem jest zapobieganie nieprawidłowościom w SP EUROPE sp. z o.o. (dalej jako Spółka).
1.2. Podstawowym celem Procedury jest utworzenie systemu informowania o naruszeniach prawa w Spółce poprzez stworzenie bezpiecznych kanałów zgłoszeniowych, zapobiegających podejmowaniu jakichkolwiek działań odwetowych wobec sygnalisty.
1.3. Procedura określa w szczególności:
1.4. Spółka zapewnia realizację Procedury w oparciu o bezwzględne poszanowanie przepisów prawa, dobrych praktyk oraz najwyższych standardów etycznych.
§ 2 Definicje
Ilekroć w Procedurze mowa jest o:
1) działaniu następczym – należy przez to rozumieć działanie podjęte przez Spółkę w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia;
2) działaniu odwetowym – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
3) informacji o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Spółce w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracy lub w kontekście związanym z pracą lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
4) informacji zwrotnej – należy przez to rozumieć przekazaną sygnaliście przez Spółkę informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
5) kontekście związanym z pracą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Spółce lub na rzecz Spółki, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
6) organie publicznym – należy przez to rozumieć naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych;
7) osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
8) osobie powiązanej z sygnalistą – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz. U. z 2024 r. Poz. 17);
8) sygnaliście – należy przez to rozumieć osobę fizyczną zgłaszającą lub ujawniającą publicznie informację o naruszeniu prawa, którą uzyskała w kontekście związanym z pracą, w tym: pracownika, pracownika tymczasowego, osobę świadczącą pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorcę, prokurenta, wspólnika, członka organu Spółki, osobę świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcę lub dostawcę, stażystę, wolontariusza, praktykanta. Sygnalista dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia w uzasadnionym przekonaniu, że przekazywane przez niego informację są prawdziwe. Osoba zgłaszająca lub ujawniająca, która takiego uzasadnionego przypuszczenia nie ma, nie korzysta z ochrony i nie jest sygnalistą.
9) ujawnieniu publicznym – należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;
10) Ustawie – należy przez to rozumieć Ustawę z 14.06.2024 roku o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928);
11) zgłoszeniu – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne lub zgłoszenie zewnętrzne, przekazane zgodnie z wymogami określonymi w Ustawie;
12) zgłoszeniu wewnętrznym – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Spółce informacji o naruszeniu prawa;
13) zgłoszeniu zewnętrznym – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa.
§ 3 Przyjmowanie zgłoszeń
Do przyjmowania zgłoszeń upoważniony jest w Spółce sekretarz.
§ 4 Informacja o naruszeniu prawa
4.1. Sygnalista jest uprawniony do zgłoszenia informacji o naruszeniu prawa.
4.2. Naruszeniem prawa, o którym mowa w ust. 4.1, jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
ł) ochrony prywatności i danych osobowych;
§ 5 Sposób zgłaszania naruszeń prawa
5.1. Sygnalista może przekazać informację o naruszeniu prawa poprzez zgłoszenie nieposiadające cech anonimowości, zapewniające możliwość identyfikacji oraz przekazania mu informacji zwrotnej.
5.2. Spółka nie przyjmuje zgłoszeń anonimowych.
5.3. Spółka zapewnia przyjmowanie zgłoszeń pisemnych. Zgłoszenie pisemne może być dokonane w postaci:
5.4. Zgłoszenie powinno zawierać:
5.5. Sygnalista jest informowany o przyjęciu zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, pod warunkiem, że sygnalista podał adres do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie. Wzór potwierdzenia stanowi Załącznik nr 1 do niniejszej Procedury.
§ 6 Rozpatrywanie zgłoszeń i podejmowania działań następczych
6.1. Rozpatrywanie zgłoszeń i podejmowanie działań następczych należy do kompetencji Kierownik zespołu wsparcia prawnego i prowadzenia dokumentacji (jednostka odpowiedzialna).
6.2. W trakcie rozpatrywania zgłoszenia jednostka odpowiedzialna podejmuje działania z zachowaniem należytej staranności. W szczególności dopuszczalna jest komunikacja ze sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje, niezbędne do prawidłowego przeprowadzenia postępowania.
6.3. Z postępowania wewnętrznego jest sporządzany raport, który zawiera opis dokonanego zgłoszenia i wskazanych w nim naruszeń prawa oraz działania podjęte przez jednostkę odpowiedzialną.
6.4. W przypadku ustalenia, że zgłoszone naruszenie odpowiada definicji naruszenia prawa, zawartej w § 4, jednostka odpowiedzialna zawiadamia o tym właściwe organy w strukturze Spółki i formułuje rekomendacje, co do dalszych działań następczych.
6.5. Jednostka odpowiedzialna przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia z powodu niewskazania przez sygnalistę adresu – w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, pod warunkiem, że sygnalista podał adres do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
§ 7 Zasady zachowania poufności
7.1. Spółka gwarantuje, że procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
7.2. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób, o których mowa w ust. 7.1., mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie Spółki. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.
7.3. W przypadku ujawnienia tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, lub gdy ich tożsamość jest możliwa do ustalenia, Spółka zapewnia ponadprzeciętne środki dotyczące zachowania poufności. W szczególności Spółka zapewnia ponadprzeciętną ochronę przed działaniami o charakterze dyskryminacyjnym lub odwetowym.
§ 8 Ochrona sygnalisty
8.1. Spółka zapewnia sygnaliście całkowitą poufność co do wszystkich informacji przekazanych w zgłoszeniu oraz ochronę przed działaniami o charakterze represyjnym lub wpływającymi na pogorszenie jego sytuacji prawnej lub faktycznej, lub polegającymi na kierowaniu gróźb, w szczególności działań negatywnie wpływających na jego warunki pracy lub zatrudnienia.
8.2. Jeżeli praca była, jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy, wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe, polegające w szczególności na:
1) odmowie nawiązania stosunku pracy;
2) wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;
3) niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony — w przypadku, gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
4) obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;
5) wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;
6) pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;
7) przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;
8) zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
9) przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
10) niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
11) negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;
12) nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
13) przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;
14) mobbingu;
15) dyskryminacji;
16) niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;
17) wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
18) nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
19) działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
20) spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
21) wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.
8.3. Za działania odwetowe z powodu dokonania zgłoszenia uważa się także próbę lub groźbę zastosowania środka określonego w ust. 8.2.
8.4. Na Spółce spoczywa ciężar dowodu, że podjęte działanie, o którym mowa w ust. 8.2 i 8.3, nie jest działaniem odwetowym.
8.5. Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, przepisy ust. 8.2-8.4 stosuje się odpowiednio, o ile charakter świadczonej pracy lub usług lub pełnionej funkcji nie wyklucza zastosowania wobec sygnalisty takiego działania.
8.6. Jeżeli praca lub usługi były, są lub mają być świadczone na podstawie innego niż stosunek pracy stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy działań odwetowych ani próby lub groźby zastosowania działań odwetowych, obejmujących w szczególności wypowiedzenie umowy, której stroną jest Spółka, w szczególności dotyczącej sprzedaży lub dostawy towarów lub świadczenia usług, odstąpienie od takiej umowy lub rozwiązanie jej bez wypowiedzenia.
8.7. Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub prawo do zadośćuczynienia.
8.8.Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.
8.9. Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem art. 5 Ustawy, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z Ustawą.
8.10. Zgłaszający lub ujawniający informacje o naruszeniu prawa, który działa w złej wierze, nie korzysta z ochrony wynikającej z przepisów niniejszej Procedury ani Ustawy.
8.11. Nie można zrzec się praw określonych w niniejszym paragrafie ani przyjąć na siebie odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego. Nie dotyczy to przyjęcia odpowiedzialności za szkodę powstałą z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji.
8.12. Postanowienia układów zbiorowych pracy i porozumień zbiorowych oraz regulaminów i statutów w zakresie, w jakim bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub przewidują stosowanie środków odwetowych, nie obowiązują.
8.13. Postanowienia umów o pracę oraz innych aktów, na podstawie których powstaje stosunek pracy lub które kształtują prawa i obowiązki stron stosunku pracy, w zakresie, w jakim bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub przewidują stosowanie środków odwetowych, są nieważne.
8.14. Postanowienia umów oraz innych aktów, na podstawie których jest świadczona praca lub usługi, są dostarczane towary lub jest dokonywana sprzedaż, innych niż wymienione w ust. 8.13, w zakresie, w jakim bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub przewidują stosowanie środków odwetowych, są nieważne.
8.15. Przepisy niniejszego paragrafu stosuje się odpowiednio do osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą, jak również do osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej.
§ 9 Ochrona danych osobowych
9.1. Dane osobowe sygnalisty, osób wymienionych w treści zgłoszenia oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, podlegają ochronie zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych, a w szczególności zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).
9.2. Administratorem danych osobowych jest SP EUROPE spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców pod numerem KRS: 0000621878.
9.3. Z Administratorem można skontaktować się pisemnie, kierując korespondencję na adres siedziby: 02-495 Warszawa, ul. Bohaterów Warszawy 23/2 lub pisząc na adres e-mail: info@speurope.pl.
9.4. Dane osobowe są przetwarzane w celu przyjęcia zgłoszenia oraz jego rozpatrzenia i podjęcia działań następczych na podstawie obowiązku prawnego, jakiemu podlega Administrator na podstawie Ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
9.5. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
9.6. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób, o których mowa w ust. 9.1., mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie Administratora. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.
9.7. Administrator przechowuje dane osobowe zawarte w przekazanym zgłoszeniu przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
9.8. Administrator uniemożliwia dostęp do danych osobowych sygnalisty, osób wymienionych w treści zgłoszenia oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, podmiotom do tego nieupoważnionym oraz zapewnia ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.
9.9. Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, podlegają ujawnieniu za jego wyraźną zgodą.
9.10. Przepisu ust. 9.9 nie stosuje się w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
9.11. Osobom, których dane są przetwarzane, przysługuje prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, a także ich sprostowania (poprawiania), jak również prawo do żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także sprzeciwu na przetwarzanie, przy czym przysługuje ono jedynie w sytuacji, jeżeli dalsze przetwarzanie nie jest niezbędne do wywiązania się przez Administratora z obowiązku prawnego i nie występują inne nadrzędne prawne podstawy przetwarzania.
9.12. Osobom, których dane są przetwarzane, przysługuje prawo wniesienia skargi na realizowane przez Administratora przetwarzanie do Prezesa UODO.
§ 10 Zgłoszenia zewnętrzne
10.1. Sygnalista jest uprawniony, niezależnie od opisanego w Procedurze trybu rozpoznawania zgłoszeń wewnętrznych, do dokonania zgłoszenia zewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych.
10.2. Aktualną informację na temat sposobu i trybu dokonywania zgłoszeń zewnętrznych można znaleźć na stronach internetowych właściwych organów publicznych, w tym Rzecznika Praw Obywatelskich.
§ 11 Rejestr zgłoszeń
11.1. Jednostka odpowiedzialna prowadzi rejestr zgłoszeń wewnętrznych.
11.2. Wpisu do rejestru zgłoszeń wewnętrznych dokonuje się na podstawie zgłoszenia wewnętrznego.
11.3. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych obejmuje:
1) numer zgłoszenia;
2) przedmiot naruszenia prawa;
3) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
4) adres do kontaktu sygnalisty;
5) datę dokonania zgłoszenia;
6) informację o podjętych działaniach następczych;
7) datę zakończenia sprawy.
11.4. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
11.5. Wzór rejestru zgłoszeń nieprawidłowości stanowi Załącznik Nr 2 do niniejszej Procedury.
§ 12 Wdrożenie Procedury
12.1. Za wdrożenie niniejszej Procedury, jej stosowanie i aktualność zawartych w niej zapisów odpowiada Zarząd Spółki.
12.2. Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w Spółce.
Warszawa, ……………………………… …………………………
Prezes Zarządu
Załączniki:
